On se demande souvent pourquoi la majorité des projets finissent par tomber à l’eau ou bien ne voient pas le jour. Un projet n’est autre qu’une organisation temporaire créée pour livrer un produit unique, tangible ou intangible. L’organisation du travail dans une organisation de projet est un facteur essentiel de productivité et d’efficacité. La gestion de projet permet de planifier les tâches, de mobiliser les ressources et de limiter les imprévus.

Voici 7 conseils simples pour vous aider à réussir vos projets :

1. Bien choisir les acteurs du projet

Il est nécessaire de définir les acteurs du projet le plus tôt possible et d’identifier leur degré d’implication. Il existe trois niveaux principaux d’acteurs qui interviennent dans la gestion d’un projet. Le premier est le comité de pilotage qui dirige le projet et autorise les séquences. Le Management au quotidien est de la responsabilité du Chef de projet. Enfin, la réalisation des lots de travaux est confiée à des chefs d’équipes « techniques » qui livreront les produits spécialistes.

2. Créer une cohésion d’équipe

Le plus complexe en management de projet reste la gestion de l’équipe. L’équipe de projet se crée à partir de rien et les membres, aux profils très variés, doivent collaborer rapidement sur une période plus ou moins courte correspondant à la durée du projet. C’est pourquoi le bon fonctionnement de cette équipe conditionnera la réussite ou l’échec du projet.

3. Communiquer efficacement autour du projet

L’objectif de la communication « autour du projet » est de permettre à tous les acteurs de disposer de l’information nécessaire pour remplir leur rôle pendant la durée du projet. Il est nécessaire de trouver le bon support afin de bien véhiculer le message en fonction du niveau de management. Ce sera alors au Chef de projet d’établir une politique de communication à l’interne comme à l’externe et de la faire valider par le comité de pilotage dès l’initialisation du projet.

4. Etablir clairement les rôles et responsabilités de chacun

Lorsque le projet se met en place les rôles et les responsabilités de chacun peuvent rapidement devenir floues. Même si chaque collaborateur semble avoir trouvé sa place, formaliser le “ qui-fait-quoi ” est nécessaire au niveau collectif comme sur le plan individuel. Les rôles flous, les responsabilités mal précisées, les objectifs approximatifs sont autant de facteurs qui n’incitent guère à l’engagement. Il est donc important de clarifier ces points pour permettre le bon déroulement du projet

5. Inclure les parties prenantes

Clients, fournisseurs, utilisateurs des produits du projet… Des partenaires extérieurs participent plus ou moins directement au projet. Du moins, les membres de l’équipe doivent garder en tête qu’elles peuvent interférer dans leur travail, de façon positive comme négative. Le but de l’opération : tenir tout le monde informé afin de désamorcer tout conflit. Mieux vaut prévenir que guérir.

6. S’auto évaluer pour progresser

A chaque séquence du projet chaque partie concernée doit émettre un rapport de retour d’expérience pour permettre au chef de projet d’évaluer la situation (voir si la séquence a respecté les délais, l’état du budget ,…) d’identifier les problèmes rencontrés et de capitaliser sur ces expériences pour améliorer la réalisation de futurs projets. Une fois le projet livré et avant de se séparer, les membres de l’équipe devraient dresser le bilan de leur expérience individuelle et collective et enrichir le dossier des retours d’expériences.

7. Choisir soigneusement le chef de projet

Le choix de votre chef de projet est le plus important car le résultat du projet dépendra en grande partie de ce dernier et c’est pourquoi il est impératif que le chef de projet choisi soit expérimenté et détienne les certifications nécessaire pour mener a bien ce travail.

Parmi ces certifications, citons PRINCE2® et PMP®, pour lesquelles AB Consulting, Organisme de Formation Accrédité organise très régulièrement des sessions de formation et de certification en Afrique, Europe, Amérique du Nord et Asie.

Si vous hésitez encore entre PRINCE2® et PMP, vous pouvez consulter notre blog.