Qu’entend-on par « Gouvernance »?
Définir une gouvernance implique de décrire le mode de management et le cadre organisationnel à appliquer. L’objectif est d’identifier clairement les rôles et les responsabilités des acteurs de manière à assurer le bon déroulement, la continuité et la pérennité des activités.
Au niveau des projets lancés au sein de la structure, la gouvernance englobe principalement les sujets inhérents aux activités de pilotage des projets
Autrement dit, on cherche à résoudre à travers la notion de gouvernance l’éternelle problématique de la circulation efficace de l’information et de la prise de décisions au sein d’un projet. Une gouvernance efficace doit donc permettre à l’Organisation que seuls les projets viables et rentables sont réalisés, aux chefs de projet une remontée rapide des alertes et des besoins d’arbitrage et aux décideurs une prise de décision aisée sur la base d’informations claires, fiables, exhaustives et régulières.
La gouvernance doit également s’assurer que les risques inhérents aux projets sont sous contrôle, que la conformité réglementaire et légale est assurée pour les projets de l’entreprise et que la transparence requise est bien fournie à toutes les parties prenantes.
Pourquoi une gouvernance pour les projets?
La réalisation d’un projet implique la gestion de nombreux éléments :
- les prises de décisions
- le choix des partenaires et celui des stratégies à mettre en place
- la mise en œuvre et la réalisation d’activités quotidiennes
- la collecte de données
- la création de contenu
- la coordination des ressources humaines, les choix technologiques
- l’achat de matériel et de logiciels
- le financement
- l’évaluation des résultats, etc.
La complexité et l’envergure de cette gestion peuvent parfois provoquer des conflits et être source de malentendus. Afin d’assurer une gestion harmonieuse, il est préférable de prévoir à l’avance des mécanismes de gouvernance qui orientent, guident et définissent la coordination du projet.
Comment implémenter une gouvernance efficace?
Une des premières questions à se poser consiste à savoir si le projet identifié contribue efficacement à la vision et à la mission de l’Organisation telle que définie par son conseil d’administration. Ensuite il convient de définir comment on veut gouverner ce projet. Déterminer au plus tôt la gouvernance d’un projet est structurant pour son bon déroulement. Car, la réussite d’un projet ne se limite pas à la fourniture d’une solution répondant au besoin mais inclut également le respect du cadre initialement délimité en termes de délais, de coûts et de qualité ce qui nécessite un suivi sérieux et régulier.
La question qui se pose est la suivante : existe-il une approche standard ? Un modèle de gouvernance unique applicable dans tous les cas? La réponse est non. Etant donné que chaque projet est différent et correspond à un concept unique, le type de gouvernance ne peut être le même.
Le rôle des conducteurs de travaux et des chefs de projets est justement de trouver la solution sur-mesure. Par ailleurs, la gouvernance retenue pour le projet peut être amenée à évoluer. Elle doit être revisitée lorsque cela s’avère nécessaire. Définir une gouvernance s’inscrit donc dans un cycle d’amélioration continue.
Sept piliers pour la gouvernance des projets
1. Comment clarifier et communiquer les objectifs du projet?
Le cas d’affaire constitue la base de la définition des objectifs de tout projet. C’est sur la base de ce document essentiel que l’Organisation se basera pour déterminer si les projet correspond bien à la stratégie globale et contribuera de façon efficace et efficiente à satisfaire les besoins des parties prenantes. Le cas d’affaire restera, durant toute la durée du projet, jusqu’à sa clôture, le document de référence permettant d’évaluer si le projet reste viable et nécessaire et le cas échéant permettra à la Direction de l’Entreprise d’clôturer le projet de façon anticipée si celui-ci n’a plus rien à apporter à la stratégie globale.
2. Quelle méthodologie de gestion de projet utiliser?
Il est important, si aucune méthodologie de gestion de projet n’est retenue pour tous les projets d’Entreprise, d’en choisir une qui réponde aux besoins de l’Organisation. Les question auxquelles il convient de répondre sont les suivantes :
- Quel est le niveau de familiarisation de l’équipe et particulièrement du chef de projet avec les méthodologies du marché?
- Quelle est l’expérience du chef de projet en matière de gestion de projets?
- Quel est le contexte de l’entreprise en terme de management (réactif vs proactif, aptitude à planifier, management par exception ou micro-management, aptitude à déléguer, etc.)?
- Quelle est le contexte Business de l’Organisation (changements rapides et besoin de réactivité important ou changements plus planifiés dans le temps)?
Sur le marché, il existe deux grands référentiels de management de projets: PMP® et PRINCE2®. Sur ces deux méthodologies majeures, viennent se greffer des méthodes « Agiles » (PRINCE2® Agile, …).
3. Quelles structures de contrôle et de décision?
Le projet doit se doter d’instances de pilotage. Ces instances doivent en particulier servir pour arbitrer quand nécessaire, obtenir des ressources complémentaires etc…
Si les propositions de gouvernance peuvent venir du chef de projet, leur mise en place ne peut se faire sans le sponsor du projet, seul autorisé à inviter des dirigeants en comité de pilotage.
4. Quelles qualités attendre des membres de l’équipe?
Les qualités de savoir-être des membres de l’équipe sont très importantes pour la réussite d’un projet et notamment celles du chef de projet dont les aptitudes suivantes sont clés :
- Sens de l’écoute
- Habilité à la négociation et diplomatie
- Gestion d’équipe
- Autonomie et organisation
- Résistance au stress
- Disponibilité
- Capacité à communiquer
- Capacité à déléguer
5. Quel type de reporting mettre en place?
Le reporting doit permettre aux instances dirigeantes de l’organisation de comprendre le statut actuel du projet en quelques lignes. S’il est trop long vous aurez du mal à cerner l’essentiel du contenu.
Ce dont vous avez besoin c’est celui que vous avez le temps de lire, celui qui prend 1h par semaine à votre chef de projet, celui de 10 slides en compil mensuelle et de 10 lignes sur un mail hebdomadaire.
6. Quels outils utiliser pour gérer les projets?
La gestion d’un projet nécessite au quotidien, pour le chef de projet, d’avoir à sa disposition l’ensemble des informations à jour sur l’avancement du projet pour pouvoir prendre les décisions qui s’imposent et, éventuellement, en cas d’anomalie importante, d’escalader une requête au Comité de Pilotage en charge de diriger le projet. Pour ce faire il convient de choisir les outils adaptés à la taille du projet et de s’assurer que l’ensemble des membres de l’équipe projet seront autonomes dans leur utilisation.
7. Quelles sont les compétences requises pour réaliser le projet?
Le choix du chef de projet, en particulier est un choix difficile et lourd car il sera presque impossible de le remplacer ensuite.
Les erreurs de choix sont en effet très lourdes pour les acteurs et le projet :
Le choix du chef de projet est essentiel car il compte dans tous les facteurs de succès des projets. Il va faire clarifier les objectifs, va obtenir le soutien des responsables, va organiser les ateliers utilisateurs, va définir les dates clés intermédiaires. Il doit par ailleurs disposer d’une expérience au sein de l’entreprise lui permettant d’anticiper toutes les problématiques de disponibilités des ressources internes ou des problématiques politiques internes, d’une expériences projets du même type avec des enjeux similaires d’un sponsor projet fort et concerné d’une légitimité lui permettant de faire entendre son avis notamment lors de la phase amont
Enfin, il doit maitriser les principes méthodologiques de gestion de projet, quitte à participer à une formation adaptée en amont du projet.