Votre organisation IT est-elle efficace? Comment pouvez-vous évaluer son efficacité? Vos clients Business ont-ils la même perception que vous?
L’évaluation de l’efficacité, tout comme celle de la qualité, peut être très subjective. Dans de nombreux cas, l’efficacité est évaluée par rapport au denier service que vous avez mis en production ou au travers d’un projet que votre organisation livré. En outre, on accordera beaucoup plus de poids à des résultats décevants qu’à des résultats positifs. C’est naturel n’est-ce pas ? Dans un monde idéal, vos services informatiques devraient fonctionner de façon optimale. Nous avons donc besoin de définir des caractéristiques objectives de l’efficacité des organisations informatiques avant de pouvoir travailler à les améliorer.
Commençons par définir la mission de l’informatique « fournir la capacité de traitement de l’information requise par le business à un coût qui représente une valeur« . Beaucoup d’entre vous sont en train de lire cette définition en se disant qu’elle est très floue. En effet, les besoins de l’entreprise évoluent en permanence et il en va de même de la perception de la valeur. L’efficacité ne peut être évaluée que par rapport aux attentes attentes actuelles, aux objectifs de niveau de service définis et aux ressources disponibles. Pour cette raison, l’une des caractéristiques les plus importantes d’une organisation informatique efficace est sa capacité à répondre rapidement à l’évolution des besoins du business.
Pour être considérées comme efficaces, les organisations IT devront satisfaire les contraintes suivantes :
Flexibilité
L’IT fournit des services à la demande (résolution de problème et assistance) ainsi que des services planifiés (amélioration et projets). Les problèmes à priorité élevée, les demandes toujours urgentes, et l’évolution des besoins de l’entreprise vont perturber les dates cibles d’achèvement, le périmètre planifié et l’effort estimé. Les organisations efficaces doivent trouver un juste équilibre entre la variabilité des demandes, l’évolution permanente des priorités, et les changements dans les besoins. Afin d’obtenir cette flexibilité, les entreprises doivent gérer les demandes, les horaires, les priorités, le périmètre / les exigences, la mise à disposition et les compétences du personnel afin d’optimiser les résultats et de minimiser les impacts.
Adaptabilité
Les organisations informatiques doivent répondre aux évolutions nécessaires dans les types de services fournis, elles doivent intégrer et soutenir les nouvelles technologies, et elles doivent adapter aux changements organisationnels de l’entreprise et de l’informatique. Afin de s’adapter, l’informatique doit redéfinir ses rôles, transformer ses processus de planification et de livraison, et investir fortement dans la formation (notamment les bonnes pratiques telles que ITIL, COBIT ou encore Lean IT).
Prévisibilité
Des résultats reproductibles ne peuvent être atteints que par l’exécution de processus normalisés et par un engagement vis à vis de la qualité qui évite l’héroïsme et les solutions sur mesure.
Efficience
Chacune de ces caractéristiques est en conflit avec les autres. Une approche équilibrée est donc nécessaire. L’efficacité est généralement sacrifiée pour améliorer la flexibilité. L’efficacité peut être améliorée grâce à la documentation des connaissances, à la formation croisée, à l’utilisation des processus standardisés, d’outils de gestion, et en limitant la variété des environnements techniques.
Fiabilité
La fiabilité fait référence aux applications, à l’infrastructure et aux personnes qui délivrent les services. Les moyens de traitement (infrastructures, réseaux, applications) doivent être fiables, mais le personnel doit aussi faire preuve de fiabilité dans la livraison de services IT. Cela impose donc de définir des critères d’acceptation, d’effectuer des revues de qualité, des tests, et de nombreuses autres activités qui assureront la cohérence de la fourniture de services et des moyens de traitement mis en oeuvre.
Innovation
Le business ne comprend pas les limites de la capacité et de la technologie disponibles. L’IT est dans la position idéale pour recommander des stratégies au business plutôt que d’attendre que ce soit l’entreprise qui définisse elle-même ses stratégies. Sur un plan plus tactique, l’IT devrait être à la recherche de solutions visant à réduire les problèmes et améliorer les processus de telle sorte qu’ils s’alignent avec les autres caractéristiques.
Pro-activité
L’informatique doit être capable d’anticiper les besoins ou les incidents et de prendre des mesures pour se préparer à des pointes d’activité ou pour éviter les problèmes. Grâce à la compréhension des besoins business et des capacités existantes, et en effectuant le suivi des changements, l’IT peut anticiper et manager de façon pro-active. Cela nécessitera des processus reproductibles, des métriques et des mesures, et aussi une communication renforcée avec le business.
Alors, quelle stratégie adopter pour une IT efficace?
Ces contraintes peuvent parfois se contredire entre elles et entraîner du gaspillage. La rigueur nécessaire du processus qui nous rend prévisible peut aussi entraver notre efficacité. Afin d’équilibrer les contraintes, l’IT doit affiner son rôle et sa culture. En plus d’exploiter et de soutenir la capacité de traitement existante, l’IT doit reconnaître que les besoins de l’entreprise évoluent en permanence et qu’une organisation efficace doit être en mesure de répondre à ces changements. Afin d’offrir de la valeur, les organisations informatiques doivent assurer les caractéristiques d’efficacité qui ont été décrites plus haut. Cela nécessitera de gérer l’organisation informatique comme une entité business indépendante qui est responsable de ses coûts et de ses revenus, et elle devra faire la preuve de sa valeur à ses clients sur une base quotidienne.
Le succès ne se mesure pas sur le respect ou le dépassement des attentes. Les attentes peuvent être impossible à satisfaire (compte tenu notamment des ressources disponibles) ou déraisonnables. Le succès se mesure par la gestion des attentes, la prise d’engagements et l’atteinte ou le dépassement des engagements. L’IT doit faire montre de leadership et pas simplement attendre que le business décide du parti qu’il peut tirer de la technologie. Lorsque l’IT démontre sa valeur, elle peut de nouveau être considérée comme un investissement et non pas simplement comme un coût destiné à être réduit ou éliminé.
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