Qu’est-ce que PRINCE2®?
PRINCE2® comprend un ensemble de principes, de thèmes de contrôle, de processus et des conseils pour faire correspondre la méthode avec l’environnement du projet.
Les thèmes de PRINCE2®
Les thèmes PRINCE2 sont les aspects de la gestion de projet qui permettent de contrôler le projet. Ils doivent être traités de façon continue tout au long du cycle de vie du projet. Ils fournissent des conseils et expliques la façon dont le processus doit être suivi. Ils sont au nombre de sept: le cas d’affaire, l’organisation, la gestion de la qualité, la planification, la gestion des risques, la gestion des changements, et le contrôle de la progression.
Le cas d’affaire
C’est un document élaboré dès le début du projet, montrant comment une idée est développée dans une proposition d’investissement viable pour l’entreprise et se reconsidéré tout au long du déroulement du projet afin de vérifier que le projet reste toujours viable et justifiable pour l’Organisation. Le cas d’affaire est un document de référence permettant de prendre des décisions tout au long du projet. Il doit d’abord aligner les objectifs du projet avec ceux du programme ou de la stratégie de l’entreprise pour que chaque progrès du projet apporte des éléments positifs à l’entité de l’entreprise concernée. Les liens entre les bénéfices attendus, les résultats et les produits réalisés doivent être clairement définis dans le cas d’affaire. Chaque projet devrait avoir une Justification d’Affaire en Continu. Cela signifie qu’entreprendre le projet doit créer de la valeur pour l’Organisation. Dans PRINCE2® les bénéfices attendus du projet seront documentés dans le Cas d’Affaire. Si un projet ne dispose pas d’un Cas d’Affaire valide, il ne doit pas être démarré et si la justification et la viabilité du projet sont remises en cause pendant sa réalisation, celui-ci doit être arrêté.
L’organisation du projet
Le thème Organisation décrit les rôles et responsabilités requis pour une gestion efficace du projet. Vous devez savoir quels rôles sont nécessaires pour votre projet et qui sera responsable de quoi dans le projet. Le Thème Organisation aborde la structure de l’Équipe de Projet. Cela vous permet de vous assurer que tous les intérêts du projet sont représentés et permet de clarifier les responsabilités dans le projet. La communication est essentielle dans un environnement de projet et le thème de Organisation explique également comment vous communiquerez à l’intérieur du projet, mais aussi avec d’autres parties prenantes à l’extérieur de l’équipe de projet.
La Qualité
Le thème Qualité explique l’approche PRINCE2 par rapport à la qualité dans un environnement de projet. Le Thème de la Qualité soutient le Principe PRINCE2 de la Focalisation sur les Produits de sorte que si vous voulez réussir votre projet vous devez livrer un produit qui est adapté à l’usage. Tout d’abord vous devez savoir ce que le client désire réellement et alors livrer au niveau attendu de qualité.
Le Thème Qualité indique aussi que vous devriez capturer et appliquer des leçons au cours du projet. Ceci contribue à soutenir le principe de PRINCE2 des Retours d’Expérience.
Les Plans
Le thème Plan décrit les étapes nécessaires pour développer le planning, ainsi que l’approche produit de la planification et les techniques associées. Après avoir pensé à ce que vous allez livrer, vous devez décider comment vous allez le livrer : combien cela coûtera pour le livrer et la date à laquelle il doit être livré. Nous avons besoin de plans en place pour répondre à ces questions. Ceci vous amène à vous focaliser sur comment et quand ces produits devront être livrés, ce qui souligne le Principe de la Focalisation sur les Produits.
Le Thème des Plans prévoit une procédure de planification et discute également des différents niveaux de plans pour les trois niveaux du management dans l’équipe de projet. Cela aide à soutenir le Principe PRINCE2 du Management par Exception.
Le Thème des Plans indique aussi que vous devez diviser le projet en séquences de travail gérables. Il ne sert à rien d’avoir un plan détaillé pour ce que vous espérez faire dans trois ans ! En divisant le projet en séquences vous respectez l’application du Principe du Management par Séquences.
Les risques
Le thème Risques montre comment le management de projet gère les incertitudes dans la planification et dans l’environnement du projet. Le risque est inévitable dans un projet. Le minimum a mettre en place est une procédure efficace du Management des Risques pour identifier, évaluer et maîtriser les risques liés à votre projet.
Le Thème des Risques couvre tout cela. Si vous identifiez correctement les risques, PRINCE2 vous permettra de prendre des décisions éclairées sur les projets à lancer, les projets à terminer, etc.
Les changements
Le thème Changement décrit comment le management de projet étudie les points qui ont un impact potentiel sur les estimations initiales du projet. Cela peut correspondre à des problèmes ou soucis non anticipés, des demandes de changements, ou encore des hors-spécification. Les clients changent d’avis, les fournisseurs ne livrent pas ce qu’ils auraient dû ou ce sont simplement des problèmes qui se produisent: ce sont les incidences du projet. Le Thème Changement traite de ce que nous devons faire lorsque des incidences surviennent.
Il explique également comment contrôler efficacement le changement. Tout ceci renforce la Focalisation sur les Produits et permet la création, la maintenance et les changements maîtrisés des produits de votre projet.
La progression
Le thème Progression vérifie en permanence la fiabilité de la planification. Il explique le processus de décision pour l’approbation du planning, le suivi des actions réalisées, les actions correctives à envisager et le processus d’escalade lorsque les tolérances sont dépassées. Le Thème Progression explique comment surveiller et contrôler le projet
Pour ce faire, le Thème Progression traite de l’utilisation des tolérances comme un support pour le Management par Exception, l’utilisation des Séquences de Management pour le contrôle par le Comité de Pilotage de Projet pour consolider le Management par Séquences et la Justification d’Affaire en Continu. Le Thème de la Progression explique également comment vous pourriez utiliser les Produits de Management (par exemple, le Rapport d’Incidence, les Rapports de Progression, etc.) pour surveiller et contrôler les progrès.
La méthode PRINCE2 impose la mise en pratique de tous les thèmes. Ceux-ci doivent être non seulement appliqués tout au long du projet, mais aussi adaptés aux différents contextes d’un projet. En effet, c’est la mise en oeuvre de ces bonnes pratiques qui garantit les chances de succès de votre projet. Pour en savoir plus sur le cursus de formation et les certifications PRINCE2® rendez-vous sur le site de AB Consulting.